KI im Handwerk: Was heute wirklich hilft und was (noch) nicht

Wo das Handwerk bei KI heute steht

Über KI im Handwerk wird viel gesprochen, tatsächlich nutzen sie bisher nur wenige Betriebe. Für die Studie „Digitalisierung des Handwerks“ befragte Bitkom Research im Sommer 2025 telefonisch 504 Handwerksunternehmen. Das Ergebnis: Erst 4 Prozent setzen KI bereits ein, weitere 9 Prozent planen den Einsatz. Für 84 Prozent ist KI im eigenen Betrieb derzeit kein Thema.

Gleichzeitig rechnen viele Betriebe mit Veränderungen, beurteilen diese aber unterschiedlich. 33 Prozent erwarten, dass KI die Geschäftsmodelle im Handwerk grundlegend verändern wird. 35 Prozent sehen Betriebe im Vorteil, die früh auf KI setzen. Gleichzeitig sagen nur 29 Prozent, dass ihre Mitarbeitenden mit KI umgehen können.

Die Zahlen zeigen: Das Interesse ist vorhanden, doch häufig fehlen Zeit, Wissen und ein konkreter Einstieg. Genau hier setzt dieser Ratgeber an. Er erklärt, welche Aufgaben KI im Betriebsalltag bereits erleichtern kann, wo ihre Grenzen liegen und was Sie bei Datenschutz und rechtlichen Anforderungen beachten sollten.

Wenn in diesem Artikel von KI die Rede ist, geht es vor allem um Sprachmodelle und Programme wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder Google Gemini. Sie können Texte verfassen, Inhalte zusammenfassen, übersetzen und Fragen beantworten. Bei Berechnungen sind sie nicht zuverlässig. Außerdem kennen sie Ihren Betrieb nicht, solange Sie ihnen die entsprechenden Informationen nicht zur Verfügung stellen.

Acht Einsatzfelder mit Beispiel

Viele Handwerksbetriebe können mit ChatGPT oder einem vergleichbaren Programm beginnen. Die folgenden Anwendungen benötigen keine besondere technische Ausstattung. Ein Browser, ein betriebliches Konto und etwas Übung reichen aus.

1. Angebotstexte. Wenn Sie mit KI ein Angebot vorbereiten, sollten Sie sie für die Formulierung nutzen, nicht für die Kalkulation. Sie geben beispielsweise die Stichpunkte „Bad 8 m², Fliesen entfernen, Abdichtung, neue Wand- und Bodenfliesen, Kunde stellt Material“ ein. Daraus kann die KI einen verständlichen Einleitungstext und eine übersichtliche Gliederung erstellen. Leistungspositionen und Preise übernehmen Sie aus Ihrer Handwerkersoftware. Wie Sie Ihren Stundensatz zuverlässig ermitteln, erfahren Sie im Ratgeber Stundenverrechnungssatz berechnen.

2. Leistungsbeschreibungen. Nicht jeder Kunde versteht die Fachbegriffe in einem Angebot. KI kann technische Positionen in zwei verständliche Sätze übersetzen und beispielsweise erklären, was ein Potentialausgleich ist oder warum eine Dampfbremse benötigt wird. Das kann Rückfragen am Telefon reduzieren.

3. E-Mails und Kundenbriefe. Ob eine verärgerte Nachricht wegen eines verschobenen Termins, eine Zahlungserinnerung oder eine Absage: KI kann innerhalb weniger Sekunden einen sachlichen und höflichen Entwurf erstellen. Sie prüfen den Text, passen ihn an Ihre Situation an und versenden ihn selbst. Gerade bei schwierigen Nachrichten hilft ein neutral formulierter Entwurf, den richtigen Ton zu finden.

4. Aufmaß und Fotodokumentation. KI kann handschriftliche Aufmaßnotizen abtippen und in eine Tabelle übertragen. Auch aus Baustellenfotos kann sie eine kurze Beschreibung für das Bautagebuch erstellen. Rechnen und kontrollieren müssen Sie die Ergebnisse selbst. Weitere Hinweise dazu finden Sie im nächsten Abschnitt.

5. Telefon. Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, wenn niemand im Büro erreichbar ist, und hält das Anliegen schriftlich fest. Da dabei eigene Fragen zu Kosten und Datenschutz entstehen, behandelt der Ratgeber KI-Telefonassistent für Handwerker dieses Thema ausführlicher.

6. Stellenanzeigen. KI kann aus einer nüchternen Aufgabenliste eine verständliche Stellenanzeige formulieren, die Bewerber anspricht. Dazu gehören klare Aufgaben, ehrliche Angaben zu Arbeitszeiten und Fahrzeug sowie ein kurzer Einblick ins Team. Welche Inhalte eine gute Anzeige ausmachen und wo Sie sie veröffentlichen können, lesen Sie im Ratgeber Mitarbeiter und Azubis finden.

7. Social Media. Aus wenigen Stichpunkten und einem Foto eines abgeschlossenen Projekts kann KI einen kurzen Beitrag für Instagram, Facebook oder Ihr Google-Unternehmensprofil formulieren. Lassen Sie sich mehrere Varianten vorschlagen und wählen Sie diejenige, die zu Ihrem Betrieb passt. Kundennamen und Adressen gehören nicht in solche Beiträge.

8. Wissenssuche, mit Vorsicht. KI kann Fachbegriffe erklären, Regeln zusammenfassen oder Suchbegriffe für die Recherche in einer Norm vorschlagen. Als verlässliche Quelle für Normen, Vorschriften und Herstellerangaben eignet sie sich jedoch nicht. Es kommt vor, dass sie Normnummern, Abschnitte oder Grenzwerte nennt, die nicht existieren oder nicht passen. Maßgeblich bleibt der Wortlaut der aktuellen Norm, Vorschrift oder Herstellerunterlage.

Wie brauchbar die Ergebnisse sind, hängt stark davon ab, wie Sie Ihre Anweisung formulieren. Je genauer Sie den Zusammenhang beschreiben, desto besser kann die KI den Entwurf auf Ihre Situation abstimmen. Drei Angaben sind besonders hilfreich:

• Wer schreibt an wen: zum Beispiel „Malerbetrieb an eine Privatkundin, die zum ersten Mal bei uns anfragt“.
• Was der Text leisten soll: etwa einen Termin bestätigen, eine Verzögerung erklären oder ein Angebot verständlich einleiten.
• Wie er klingen soll: beispielsweise sachlich, freundlich, in Sie-Form und mit höchstens fünf Sätzen.

Wenn der erste Entwurf nicht passt, beschreiben Sie einfach, was geändert werden soll, zum Beispiel „kürzer“ oder „weniger förmlich“. Ein zweiter oder dritter Versuch gehört zum normalen Arbeitsablauf und dauert meist nur wenige Sekunden.

Wo KI an ihre Grenzen stößt

Sprachmodelle erstellen Texte, die plausibel klingen. Ob die Angaben tatsächlich stimmen, überprüfen sie jedoch nicht zuverlässig. Fachleute bezeichnen frei erfundene, aber überzeugend formulierte Angaben als Halluzinationen. Auch die Anbieter weisen darauf hin, dass ihre Ergebnisse nicht immer korrekt sind. Die Datenschutzkonferenz betont in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ deshalb, dass Ergebnisse vor ihrer Weiterverwendung geprüft werden müssen.

Für Ihren Handwerksbetrieb bedeutet das konkret:

• Preise: KI kennt weder Ihre Einkaufspreise noch Ihren Stundensatz oder die aktuellen Konditionen Ihres Großhändlers. Preisangaben aus einer KI-Antwort sind daher keine belastbare Kalkulationsgrundlage.
• Mengen und Maße: Beim Rechnen und beim Lesen handschriftlicher Notizen können Fehler entstehen. Eine vertauschte Ziffer im Aufmaß bemerken Sie möglicherweise erst, wenn Material fehlt.
• Technik und Normen: Angaben zu Querschnitten, Abständen, Dämmstärken oder Prüffristen müssen Sie mit der jeweiligen Quelle abgleichen.
• Recht: Bei Fragen zu Gewährleistung, Vertragsrecht oder Arbeitsrecht liefert KI häufig nur allgemeine Antworten, die zudem falsch sein können. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine Anwältin, einen Anwalt, Ihre Steuerberatung oder Ihre Handwerkskammer.

Für KI im Handwerk gilt deshalb eine einfache Regel: Alles, was später unterschrieben, abgerechnet oder eingebaut wird, muss ein Mensch prüfen. KI liefert einen Entwurf. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt bei Ihnen.

Datenschutz: die Grundregeln

Sobald Sie Namen, Adressen, Telefonnummern oder Kundenfotos in ein KI-Programm eingeben, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Dafür gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Die folgenden Grundregeln orientieren sich an den Empfehlungen der Datenschutzkonferenz.

• Keine Kundendaten in kostenlose Privatkonten. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, dass Betriebe ihren Mitarbeitenden eigene betriebliche Konten und Geräte für die KI-Nutzung bereitstellen. Bei einem privaten Gratis-Konto haben Sie unter Umständen weniger Kontrolle darüber, wie die eingegebenen Informationen verarbeitet werden.
• Geschäftstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wenn Sie ein externes KI-Programm für Ihren Betrieb nutzen, kann der Anbieter als Auftragsverarbeiter tätig sein. In diesem Fall benötigen Sie einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO. Viele Anbieter stellen einen solchen Vertrag für Geschäftstarife bereit. Prüfen Sie, ob er für Ihren Tarif gilt, und bewahren Sie ihn auf.
• Training abschalten. Prüfen Sie in den Einstellungen, ob Ihre Eingaben zum Training der KI verwendet werden, und deaktivieren Sie diese Funktion, sofern sie verfügbar ist. Bei ChatGPT ist das Training laut OpenAI-Hilfe in den privaten Tarifen Free, Plus und Pro standardmäßig eingeschaltet und lässt sich über die Datenkontrollen deaktivieren. In ChatGPT Business und ChatGPT Enterprise verwendet OpenAI Eingaben nach eigenen Angaben standardmäßig nicht zum Training (Stand Oktober 2026).
• Vorsicht bei Fotos. Auf Baustellenfotos sind häufig mehr Informationen zu sehen als beabsichtigt, etwa Gesichter, Autokennzeichen, Namen an Klingelschildern oder Unterlagen auf einem Tisch. Entfernen oder verdecken Sie solche Angaben, bevor Sie ein Foto hochladen.
• So wenig wie möglich eingeben. Für einen Angebotstext benötigt die KI normalerweise weder den Namen noch die Adresse des Kunden. Verwenden Sie stattdessen eine neutrale Bezeichnung wie „Kunde“ statt „Frau Sommer, Ahornweg 12“.

Wenn Ihr Betrieb eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten hat, beziehen Sie diese Person bei offenen Fragen ein. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer konkreten Situation wenden Sie sich an eine Anwältin, einen Anwalt oder Ihre Handwerkskammer.

EU-KI-Verordnung: Was Artikel 4 von Ihnen verlangt

Die KI-Verordnung der EU, Verordnung (EU) 2024/1689, regelt den Einsatz künstlicher Intelligenz. Für die meisten Handwerksbetriebe ist insbesondere eine Vorschrift relevant: Artikel 4 der KI-Verordnung zur KI-Kompetenz. Sie gilt seit dem 2. Februar 2025.

Die Vorschrift betrifft sowohl Anbieter als auch Betreiber von KI-Systemen. Als Betreiber gilt auch ein Betrieb, der KI beispielsweise für Angebotstexte mit ChatGPT nutzt. Laut Bundesnetzagentur gilt die Anforderung unabhängig von Branche und Betriebsgröße und betrifft auch allgemein verfügbare Programme wie Chatbots. Sie müssen Maßnahmen ergreifen, damit Ihre Mitarbeitenden und andere Personen, die in Ihrem Auftrag KI nutzen, die dafür erforderliche Kompetenz entwickeln. 2026 wurde der Artikel durch den sogenannten KI-Omnibus angepasst. Die Verpflichtung, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, besteht weiterhin.

Sie müssen dafür keine umfangreiche Schulungsorganisation aufbauen. Die Bundesnetzagentur stellt klar, dass weder ein bestimmtes Schulungsformat noch ein Pflichtzertifikat oder ein einheitliches Kompetenzniveau vorgeschrieben ist. Sie empfiehlt allerdings, die Maßnahmen zu dokumentieren. Außerdem weist sie darauf hin, dass fehlende KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht bewertet werden kann, insbesondere wenn dadurch ein Schaden entsteht.

Für einen kleinen Handwerksbetrieb kann die Umsetzung so aussehen:

• eine kurze Einweisung für alle, die KI nutzen: welche Aufgaben das Programm übernehmen kann, wo Fehler entstehen und welche Daten nicht eingegeben werden dürfen
• eine Seite mit betrieblichen Regeln, zum Beispiel „keine Kundennamen eingeben, Preise und Maße immer selbst prüfen“
• eine kurze Notiz mit Datum und Teilnehmenden, die Sie bei Ihren Betriebsunterlagen ablegen

Diese Informationen sind allgemein und ersetzen keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu Ihrem konkreten Fall helfen eine Anwältin, ein Anwalt oder Ihre Handwerkskammer. Die Bundesnetzagentur stellt außerdem einen KI-Service-Desk mit Informationen für Unternehmen bereit.

Der Einstieg in vier Wochen

Sie müssen KI nicht auf einmal in allen Bereichen einführen. Wer mit zu vielen Werkzeugen und Aufgaben gleichzeitig startet, verliert schnell den Überblick und gibt möglicherweise nach kurzer Zeit wieder auf. Besser ist ein überschaubarer Einstieg mit einem festen Ablauf:

1. Woche 1: Ein Werkzeug, ein Konto. Wählen Sie ein KI-Programm und richten Sie ein betriebliches Konto ein. Deaktivieren Sie das Training und klären Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Halten Sie die wichtigsten Regeln für die Nutzung auf einer Seite fest.
2. Woche 2: Ein Einsatzfeld testen. Beginnen Sie mit der Aufgabe, die Sie am meisten Zeit kostet, beispielsweise E-Mails oder Angebotstexte. Nutzen Sie die KI eine Woche lang nur dafür und halten Sie fest, was gut funktioniert und wo Sie nacharbeiten müssen.
3. Woche 3: Vorlagen festhalten. Speichern Sie die Anweisungen, mit denen Sie gute Ergebnisse erzielen, als wiederverwendbare Vorlagen. Ein Beispiel: „Formuliere aus diesen Stichpunkten einen sachlichen Angebotstext in Sie-Form, höchstens 120 Wörter.“
4. Woche 4: Team einweisen und dokumentieren. Zeigen Sie den Mitarbeitenden, die KI nutzen sollen, das Werkzeug, die betrieblichen Regeln und die Vorlagen. Dokumentieren Sie die Einweisung schriftlich. Danach entscheiden Sie, ob Sie ein zweites Einsatzfeld ergänzen möchten.

Wenn KI später mit Ihren anderen Programmen zusammenarbeiten soll, etwa mit Kalender, Postfach oder Handwerkersoftware, wird daraus ein Thema für die Gestaltung Ihrer betrieblichen Systeme. Auch dann gilt: Beginnen Sie mit einem Ablauf und erweitern Sie ihn erst, wenn er zuverlässig funktioniert.

Praxisbeispiel: ein Elektrobetrieb mit sieben Mitarbeitenden

Ein fiktives Beispiel: Elektromeister Jan Lindner führt einen Betrieb mit sieben Mitarbeitenden. Er erledigt die Büroarbeit bisher abends selbst und wird an zwei Vormittagen pro Woche von seiner Frau unterstützt. Angebote formuliert er Satz für Satz, während Kundenmails häufig mehrere Tage liegen bleiben.

Lindner richtet zunächst ein betriebliches Konto ein und deaktiviert das Training. In der ersten Woche nutzt er KI ausschließlich für E-Mails. Am Handy gibt er drei Stichpunkte ein, beispielsweise „Termin Zählerschrank verschiebt sich wegen Lieferzeit, neuer Termin Dienstag, entschuldigen“. Daraus erstellt die KI einen höflichen Entwurf. Den Kundennamen ergänzt er erst in seinem eigenen E-Mail-Programm.

Anschließend nimmt er Angebotstexte hinzu. Leistungspositionen und Preise erstellt er weiterhin in seiner Handwerkersoftware. Die KI formuliert lediglich die Einleitung und erklärt Positionen wie den Überspannungsschutz in zwei verständlichen Sätzen. Einmal schlägt sie einen falschen Leitungsquerschnitt vor. Lindner erkennt den Fehler und ergänzt eine klare Regel für den Betrieb: Technische Angaben werden immer selbst geprüft.

Zum Schluss weist er seine zwei Obermonteure ein, die Fotos und Notizen von der Baustelle übermitteln. Die Einweisung dauert eine halbe Stunde. Er dokumentiert sie in einer Notiz, die bei den Betriebsunterlagen abgelegt wird. Das Ergebnis ist kein vollständig automatisiertes Büro, aber weniger liegengebliebene Post und mehr Abende ohne Schreibtischarbeit.

Quellen

• Bitkom Research, Studienbericht „Digitalisierung des Handwerks“ 2025 (PDF)
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), EUR-Lex
• Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz nach Artikel 4 KI-Verordnung
• Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz, Übersicht und KI-Service-Desk
• Datenschutzkonferenz, Pressemitteilung vom 06.05.2024 zur Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ (PDF)
• Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ (PDF)
• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 28, EUR-Lex
• OpenAI-Hilfe: Data Controls FAQ