Zeiterfassung im Handwerk: Pflicht, Möglichkeiten und der Weg zur digitalen Lösung

Von Jannis Bethke-Pittadakis · Stand 23. Oktober 2026 · 9 Minuten Lesezeit

Kurz gesagt

Ja, die Zeiterfassung im Handwerk ist Pflicht: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Eine elektronische Form ist derzeit nicht vorgeschrieben, Stundenzettel auf Papier sind zulässig, wenn sie vollständig und verlässlich geführt werden. Für Minijobber und für Betriebe im Baugewerbe, in der Gebäudereinigung sowie im Friseur- und Kosmetikgewerbe gelten zusätzlich die strengeren Fristen aus § 17 MiLoG.

Ist Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?

Ja. Die Zeiterfassung im Handwerk ist für Betriebe mit Beschäftigten gesetzlich vorgeschrieben und keine freiwillige Organisationsmaßnahme mehr. Das gilt für einen Malerbetrieb mit drei Gesellen genauso wie für einen SHK-Betrieb mit dreißig Monteuren. Eine Mindestgröße gibt es nicht.

Die Pflicht hat sich in zwei Schritten entwickelt:

Europäischer Gerichtshof, 2019. Mit dem Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18) hat der EuGH entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten einzurichten. Wie dieses System konkret aussehen muss, können die Mitgliedstaaten selbst regeln. Dabei dürfen sie Besonderheiten einzelner Branchen und die Größe von Unternehmen berücksichtigen.
Bundesarbeitsgericht, 2022. Mit seinem Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) stellte das Bundesarbeitsgericht fest, dass diese Pflicht in Deutschland bereits besteht. Sie ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz). Arbeitgeber müssen danach Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen.

Vor diesem Beschluss mussten viele Betriebe vor allem Überstunden dokumentieren. Diese Pflicht gilt weiterhin nach § 16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeitgesetz): Arbeitszeit, die über acht Stunden pro Werktag hinausgeht, muss aufgezeichnet werden. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Seit 2022 reicht es jedoch nicht mehr aus, nur die Überstunden zu erfassen. Dokumentiert werden muss die gesamte Arbeitszeit.

Für Sie als Inhaber selbst gilt die Pflicht nicht. Sie betrifft Ihre Beschäftigten, also Gesellen, Helfer, Bürokräfte, Auszubildende und Minijobber.

Strengere Regeln für Minijobber und bestimmte Branchen

Neben der allgemeinen Erfassungspflicht gibt es eine weitere, bereits länger geltende Regelung mit festen Fristen: § 17 MiLoG (Mindestlohngesetz). Sie gilt für zwei Gruppen:

Geringfügig Beschäftigte, also Minijobber im Sinne von § 8 Abs. 1 SGB IV, unabhängig davon, in welchem Betrieb sie arbeiten. Ausgenommen sind lediglich Minijobs in Privathaushalten.
Alle Beschäftigten in den Wirtschaftsbereichen aus § 2a SchwarzArbG. Für das Handwerk sind das vor allem das Baugewerbe, das Gebäudereinigungsgewerbe sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Das Fleischerhandwerk ist ausdrücklich ausgenommen. Ob Ihr Betrieb im konkreten Fall dazugehört, sollten Sie mit Ihrer Handwerkskammer oder Steuerberatung klären.

Für diese Beschäftigten müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem jeweiligen Arbeitstag aufzeichnen. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und auf Verlangen der zuständigen Kontrollbehörde vorzulegen. In der Praxis übernimmt diese Kontrolle häufig der Zoll.

Für Beschäftigte mit höherem Einkommen gibt es eine Erleichterung. Nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung entfällt die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz, wenn das regelmäßige monatliche Bruttoentgelt 4.461 Euro übersteigt. Die Grenze liegt bei 2.974 Euro, wenn dieses Entgelt nachweislich in den letzten zwölf vollen Monaten gezahlt wurde (Stand Oktober 2026). Die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Beschluss bleibt davon unberührt.

Die Pflichten im Überblick

Grundlage	Wen es betrifft	Was erfasst wird	Frist und Aufbewahrung	Bußgeld
§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG 2022)	alle Arbeitnehmer	Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit	keine feste Frist im Gesetz	nicht unmittelbar, erst nach behördlicher Anordnung
§ 16 Abs. 2 ArbZG	alle Arbeitnehmer	Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag	mindestens zwei Jahre	bis zu 30.000 Euro
§ 17 MiLoG	Minijobber, Beschäftigte in den Bereichen nach § 2a SchwarzArbG (etwa Bau, Gebäudereinigung, Friseure und Kosmetik)	Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit	bis zum siebten Kalendertag, mindestens zwei Jahre	bis zu 50.000 Euro

Papier, Tabelle oder App: Welche Form ist erlaubt?

Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass Arbeitszeiten nicht zwingend elektronisch erfasst werden müssen. Welche Form geeignet ist, hängt von der Tätigkeit und den Abläufen im Betrieb ab. Derzeit kommen unter anderem diese Möglichkeiten infrage:

Stundenzettel auf Papier, die jeder Mitarbeiter täglich ausfüllt und wöchentlich abgibt.
Eine Tabelle am Rechner, in die das Büro die Arbeitszeiten überträgt.
Eine App oder ein Terminal, über das die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst buchen.

Entscheidend ist nicht das Medium, sondern dass das System zuverlässig funktioniert. Laut BAG können Sie die Aufzeichnung an Ihre Mitarbeiter delegieren. Die Verantwortung dafür, dass ein geeignetes System eingerichtet ist und tatsächlich genutzt wird, bleibt jedoch bei Ihnen. Ein Stapel Stundenzettel, den niemand einsammelt oder auf Vollständigkeit prüft, reicht dafür nicht aus.

Was ein gutes Papiersystem braucht

Wenn Sie vorerst mit Stundenzetteln arbeiten, sollten diese so aufgebaut sein, dass die Arbeitszeiten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind:

Eine feste Vorlage pro Mitarbeiter und Woche mit Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und täglicher Arbeitsdauer.
Eine Spalte für den Auftrag, damit Sie die erfassten Zeiten auch für die Nachkalkulation nutzen können.
Die Unterschrift des Mitarbeiters am Ende der Woche.
Ein fester Abgabetag, an dem das Büro die Zettel einsammelt und auf fehlende Angaben prüft.
Nachvollziehbare Korrekturen: Fehler durchstreichen und Angaben neu eintragen, statt sie zu überschreiben oder auszuradieren.
Eine geordnete Ablage für mindestens zwei Jahre, getrennt nach Mitarbeiter und Monat.

Je mehr Mitarbeiter Sie beschäftigen, desto mehr Aufwand entsteht durch das Einsammeln, Prüfen und Abtippen der Zettel. Häufig ist das der Punkt, an dem sich ein Betrieb für eine Zeiterfassungs-App entscheidet.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich. Dabei kontrollieren Sie nicht laufend, wann ein Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt und sie beendet. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Arbeitszeiten undokumentiert bleiben dürfen. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Sie die Arbeitszeiten erfassen und erkennen können, wenn gesetzliche Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten überschritten werden.

Was der Gesetzgeber plant

Wie die Arbeitszeiterfassung künftig im Einzelnen geregelt werden soll, will der Gesetzgeber im Arbeitszeitgesetz festlegen. Ein erster Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom April 2023 wurde nicht umgesetzt. Im Koalitionsvertrag 2025 haben CDU, CSU und SPD eine unbürokratische Regelung zur elektronischen Arbeitszeiterfassung angekündigt. Für kleine und mittlere Unternehmen sollen Übergangsfristen gelten. Die Vertrauensarbeitszeit soll grundsätzlich möglich bleiben.

Im Juni 2026 wurde ein neuer Referentenentwurf vom 18.06.2026 bekannt. Nach den veröffentlichten Auswertungen sieht er unter anderem Folgendes vor:

Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen grundsätzlich am selben Tag und elektronisch erfasst werden.
Für die elektronische Erfassung sind Übergangsfristen abhängig von der Betriebsgröße vorgesehen. Bei weniger als 50 Beschäftigten sollen sie fünf Jahre betragen.
Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft auch eine nicht elektronische Aufzeichnung nutzen dürfen. Die Arbeitszeiten müssen sie trotzdem erfassen.

Ein Referentenentwurf ist noch kein Gesetz. Ein Kabinettsbeschluss ist mit Stand Oktober 2026 nicht bekannt. Auch Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen. Die Einzelheiten können sich daher ändern. Für Ihren Betrieb bedeutet das: Die Pflicht zur Erfassung gilt bereits, die konkrete Form ist derzeit aber noch nicht gesetzlich auf elektronische Systeme beschränkt. Wenn Sie heute ein System einführen, sollte es sich später ohne großen Aufwand auf eine elektronische Erfassung umstellen lassen.

Mehr als Pflicht: Was Sie von sauberen Zeiten haben

Viele Betriebe betrachten die Zeiterfassung vor allem als zusätzliche Bürokratie. Richtig eingesetzt liefert sie jedoch Daten, die Sie für die Steuerung Ihres Betriebs ohnehin benötigen. Dafür sollten die Zeiten nicht nur pro Tag, sondern auch nach Auftrag erfasst werden.

Nachkalkulation. Nach jedem Auftrag können Sie prüfen, wie viele Arbeitsstunden tatsächlich angefallen sind und wie gut diese zu Ihrem Angebot passen. So erkennen Sie, bei welchen Arbeiten Sie regelmäßig zu knapp kalkulieren. Wie Sie aus Ihren Kosten einen tragfähigen Stundensatz ableiten, erfahren Sie im Ratgeber Stundenverrechnungssatz berechnen.

Produktive Stunden. Wenn Sie Fahrzeiten, Materialbeschaffung und Büroarbeit getrennt erfassen, sehen Sie, welcher Anteil der Anwesenheitszeit tatsächlich für abrechenbare Arbeiten zur Verfügung steht.

Abrechnung nach Aufwand. Bei Stundenlohnarbeiten haben Sie für jede Rechnung einen nachvollziehbaren Nachweis. Rückfragen des Kunden können Sie anhand von Datum, Uhrzeit und ausgeführter Tätigkeit beantworten.

Lohnabrechnung. Werden die erfassten Zeiten direkt an die Lohnabrechnung übergeben, entfällt das manuelle Übertragen der Stundenzettel am Monatsende.

Bessere Angebote. Mit der Zeit entsteht eine Sammlung belastbarer Erfahrungswerte. Sie sehen beispielsweise, wie lange ein Badezimmer im Altbau, eine Fassade mit Gerüst oder der Wechsel eines Zählerschranks tatsächlich dauert. Auf dieser Grundlage können Sie künftige Angebote genauer kalkulieren, statt sich allein auf Ihre Erinnerung zu verlassen.

Worauf Sie bei einer Zeiterfassungs-App für Handwerker achten sollten

Wenn Sie sich für eine digitale Zeiterfassung im Handwerk entscheiden, stehen Ihnen zahlreiche Anbieter zur Auswahl. Manche Lösungen konzentrieren sich auf die Arbeitszeiterfassung, andere sind Bestandteil einer umfassenden Handwerkersoftware mit Angeboten, Rechnungen und Einsatzplanung. Welche Funktionen eine Handwerkersoftware abdecken sollte und wie Sie verschiedene Anbieter vergleichen, erfahren Sie im Ratgeber Software für Handwerker. Bei der Auswahl einer Zeiterfassungs-App für Handwerker sollten Sie besonders auf diese Punkte achten:

Kriterium	Worauf Sie achten
Baustellenzuordnung	Jede Buchung lässt sich einem Auftrag oder einer Baustelle und einer Tätigkeit zuordnen.
Offline-Betrieb	Die App speichert Buchungen auch ohne Netz, zum Beispiel im Keller oder im Neubau, und überträgt sie später.
Einfache Bedienung	Ein Monteur bucht mit zwei oder drei Fingertipps, auch mit Arbeitshandschuhen und auf älteren Handys.
Pausen und Fahrzeiten	Pausen, Fahrten zwischen Baustellen und Rüstzeiten lassen sich getrennt erfassen.
Export für den Lohn	Die Stunden lassen sich in dem Format ausgeben, das Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerberatung verarbeitet.
Datenschutz	Der Anbieter bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag an und nennt, wo die Daten gespeichert werden. Ortung ist abschaltbar.
Korrekturen nachvollziehbar	Nachträgliche Änderungen werden mit Datum und Namen protokolliert.
Kosten	Preis pro Nutzer und Monat, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist sind klar angegeben.

Testen Sie die App vor einer Entscheidung mit zwei oder drei Mitarbeitern auf echten Baustellen. Viele Schwächen zeigen sich erst im laufenden Betrieb, beispielsweise bei fehlender Netzverbindung oder wenn sich ein Auftrag über mehrere Tage erstreckt.

GPS-Ortung und Datenschutz: Wo die Grenzen liegen

Viele Zeiterfassungs-Apps bieten zusätzlich eine Standortfunktion. Damit sollten Sie vorsichtig umgehen. Arbeitszeiten und Standortdaten sind personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten, und die Datenschutzaufsicht setzt der Erfassung und Nutzung solcher Daten klare Grenzen.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz stellt unter anderem Folgendes fest:

Dauerhafte Kontrolle ist unzulässig. Ortungssysteme, mit denen Beschäftigte fortlaufend überwacht werden können, sind grundsätzlich nicht erlaubt.
Keine Ortung in der Freizeit. Während einer erlaubten privaten Nutzung eines Dienstfahrzeugs oder Diensthandys darf keine Ortung stattfinden.
Keine Bewegungsprofile. Auswertungen zu Geschwindigkeit oder Fahrtunterbrechungen, die lediglich der allgemeinen Überwachung dienen, müssen technisch unterbunden werden. Auch Alarme beim Verlassen einer festgelegten Zone sind unzulässig.
Offen statt heimlich. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, wann eine Ortung stattfindet und welchem Zweck sie dient.

Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Eine Standorterfassung, die nur beim Ein- und Ausbuchen erfolgt und die Buchung einer Baustelle zuordnet, greift weniger stark in die Privatsphäre ein als eine laufende Ortung. Ob eine solche Funktion in Ihrem Betrieb erforderlich und zulässig ist, sollten Sie vorab prüfen. Häufig reicht es aus, wenn der Mitarbeiter die jeweilige Baustelle selbst in der App auswählt.

Wenn Ihr Betrieb einen Betriebsrat hat, muss dieser zustimmen. Eine Zeiterfassungs-App ist eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung eingesetzt werden kann. Deshalb hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) ein Mitbestimmungsrecht. Laut BAG kann er bei der Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung mitwirken. Eine elektronische Erfassung kann er jedoch nicht erzwingen.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie die Einführung einer Zeiterfassung mit Ortungsfunktion von einer Anwältin oder einem Anwalt für Arbeitsrecht, Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Handwerkskammer prüfen.

Zeiterfassung im Team einführen: Schritt für Schritt

Ob Sie Papier oder eine App verwenden: Das System funktioniert nur, wenn Ihre Mitarbeiter es verstehen und im Alltag zuverlässig nutzen. Gehen Sie deshalb schrittweise vor:

Ziel festlegen. Entscheiden Sie, ob Sie zunächst nur die gesetzliche Pflicht erfüllen oder zusätzlich Projektzeiten für die Nachkalkulation erfassen möchten. Davon hängt ab, wie detailliert die Buchungen sein müssen.
Regeln aufschreiben. Legen Sie fest, was als Arbeitszeit zählt und wie Fahrten zur Baustelle, Pausen und Werkstattzeiten erfasst werden. Halten Sie die Regeln auf einer Seite fest.
Team früh einbinden. Erklären Sie, warum die Erfassung notwendig ist und dass sie nicht automatisch eine Überwachung bedeutet. Informieren Sie offen darüber, welche Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann.
Mit wenigen starten. Lassen Sie zwei oder drei Mitarbeiter das System vier Wochen lang testen und berücksichtigen Sie ihre Rückmeldungen.
Für alle einführen. Erklären Sie jedem Mitarbeiter die Bedienung persönlich, am besten direkt auf dem eigenen Handy.
Wöchentlich prüfen. Kontrollieren Sie in den ersten Monaten jede Woche, ob Buchungen fehlen oder auffällig sind, und klären Sie Unstimmigkeiten zeitnah.

Ein fiktives Beispiel: Elektromeister Jörg Brenner beschäftigt sieben Gesellen und zwei Minijobber im Büro. Bisher tragen seine Mitarbeiter ihre Stunden auf Papier ein. Die Zettel liegen freitags manchmal in der Werkstatt, manchmal fehlen sie. Die Nachkalkulation erledigt Jörg aus dem Gedächtnis. Er führt eine App ein, in der jede Buchung einem Auftrag zugeordnet wird. Die Standortfunktion bleibt ausgeschaltet. Zunächst testen zwei Gesellen die App einen Monat lang. Nach einem halben Jahr stellt Jörg fest, dass der Austausch von Zählerschränken im Durchschnitt deutlich länger dauert als kalkuliert. Er passt daraufhin seine Angebote an. Die Arbeitszeiten der Minijobber werden täglich erfasst, sodass die Siebentagesfrist zuverlässig eingehalten wird.

Quellen

Das Wichtigste in Kürze

Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber, auch für kleine Betriebe. Laut BAG ergibt sie sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.
Papier oder eine Tabelle am Rechner reichen derzeit aus. Ein geplantes neues Arbeitszeitgesetz soll die elektronische Erfassung zum Regelfall machen, ist aber noch nicht beschlossen.
Bei Minijobbern sowie im Baugewerbe, in der Gebäudereinigung und im Friseur- und Kosmetikgewerbe müssen Sie die Arbeitszeiten spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem jeweiligen Arbeitstag aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Eine App bietet vor allem Vorteile bei der Zuordnung zu Projekten. So erkennen Sie nach jedem Auftrag, ob Ihre Kalkulation mit dem tatsächlichen Zeitaufwand übereinstimmt.
Eine dauerhafte GPS-Ortung von Beschäftigten ist grundsätzlich unzulässig. Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, hat dieser bei der Einführung einer Zeiterfassungs-App mitzubestimmen.

Häufige Fragen

Reichen Stundenzettel auf Papier für die Zeiterfassung aus?

Ja, nach der derzeitigen Rechtslage reichen Stundenzettel auf Papier aus. Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass die Arbeitszeit nicht zwingend elektronisch erfasst werden muss. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Ob das geplante neue Arbeitszeitgesetz daran etwas ändert, ist noch offen.

Muss ich auch die Arbeitszeit von Minijobbern aufschreiben?

Ja, für Minijobber gelten feste Aufzeichnungsfristen. Nach § 17 MiLoG müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem jeweiligen Arbeitstag dokumentieren und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten.

Darf eine Zeiterfassungs-App den Standort meiner Mitarbeiter speichern?

Nur unter engen Voraussetzungen. Eine dauerhafte Ortung, mit der Beschäftigte laufend überwacht werden können, ist nach Auffassung der Datenschutzaufsicht grundsätzlich unzulässig. Das gilt auch für die Ortung während einer erlaubten privaten Nutzung von Fahrzeug oder Handy. Für die Zeiterfassung selbst darf die Ortung nach Auffassung des Landesdatenschutzbeauftragten Rheinland-Pfalz nicht an die Stelle der eigenen Buchung durch die Beschäftigten treten, etwa per Stundenzettel oder Stempeluhr. Meist genügt es, wenn der Mitarbeiter die Baustelle selbst auswählt. Wer in den seltenen zulässigen Fällen trotzdem ortet, muss die Beschäftigten informieren und einen vorhandenen Betriebsrat vorher beteiligen.

Gibt es ein Bußgeld, wenn ich keine Arbeitszeiten erfasse?

Ja, bei bestimmten Verstößen drohen Bußgelder. Wer Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag nicht aufzeichnet, riskiert nach § 22 ArbZG eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro. Fehlende Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz können mit bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Die allgemeine Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss ist derzeit nicht unmittelbar mit einem Bußgeld belegt. Die Arbeitsschutzbehörde kann die Einrichtung eines geeigneten Systems jedoch anordnen.