Software für Handwerker: So finden Sie die passende Handwerkersoftware

Warum die Wahl der Software so viel ausmacht

In vielen Handwerksbetrieben fällt die Büroarbeit erst am Abend an: Angebote schreiben, Stundenzettel übertragen, Rechnungen erstellen und Belege sortieren. Eine passende Software für Handwerker nimmt Ihnen diese Aufgaben nicht vollständig ab. Sie sorgt aber dafür, dass Angaben nur einmal erfasst werden müssen und anschließend an den richtigen Stellen verfügbar sind.

Viele Betriebe arbeiten bereits in einzelnen Bereichen digital. Laut Bitkom Research 2025 versenden 68 Prozent der befragten Handwerksbetriebe Angebote digital und 62 Prozent Rechnungen. 56 Prozent nutzen Cloud-Lösungen. Gleichzeitig geben 72 Prozent an, im Arbeitsalltag zu stark ausgelastet zu sein, um sich intensiver mit Digitalisierung zu beschäftigen. 69 Prozent nennen hohe Investitionskosten als Hindernis.

Das erklärt ein häufiges Problem: Die Software wird nebenbei ausgewählt, oft aufgrund einer Empfehlung oder einer Werbeanzeige. Später stellt sich heraus, dass sie nur teilweise zu den eigenen Abläufen passt. Ein Wechsel kostet dann Zeit und Aufwand. Deshalb lohnt es sich, die Auswahl von Anfang an systematisch anzugehen.

Dieser Artikel verzichtet bewusst auf eine Rangliste. Welche Lösung zu Ihrem Betrieb passt, hängt vom Gewerk, der Betriebsgröße und den täglichen Abläufen ab. Stattdessen erfahren Sie, anhand welcher Kriterien Sie verschiedene Programme sinnvoll vergleichen können.

Was Handwerkersoftware abdeckt

Handwerkersoftware, häufig auch Branchensoftware oder Auftragsbearbeitung genannt, begleitet einen Auftrag von der ersten Anfrage bis zum Zahlungseingang. Nicht jedes Programm deckt alle Bereiche ab, und nicht jeder Betrieb benötigt sämtliche Funktionen. Die folgende Übersicht hilft Ihnen dabei, Ihren Bedarf einzuschätzen.

Bereich	Was die Software dort leistet
Kunden und Objekte	Kontaktdaten, Baustellenadressen, Ansprechpartner und Verlauf aller Vorgänge
Angebot und Kalkulation	Leistungsverzeichnisse, Kalkulation von Material und Lohn, Textbausteine und Übernahme des Aufmaßes
Auftrag	Angebot in Auftrag umwandeln, Auftragsbestätigung erstellen und Material bestellen
Rechnung	Abschlags- und Schlussrechnungen, Gutschriften, E-Rechnung und Mahnwesen
Zeiterfassung	Arbeitszeiten und Auftragszeiten der Mitarbeitenden erfassen, häufig über eine App
Plantafel	Einsatzplanung: Wer arbeitet wann auf welcher Baustelle?
Mobile App	Auftragsdaten, Fotos, Unterschriften und Stunden direkt auf der Baustelle erfassen
Schnittstellen	Großhandelsdaten, Ausschreibungen und Übergabe an die Steuerkanzlei

Angebot, Auftrag und Rechnung

Diese drei Bereiche bilden den Kern jeder Handwerkersoftware. Achten Sie darauf, dass sich ein Angebot mit wenigen Klicks in einen Auftrag und später in eine Rechnung umwandeln lässt. Positionen sollten dabei nicht erneut eingegeben werden müssen. Wie ein Angebot inhaltlich aufgebaut sein sollte und worin es sich vom Kostenvoranschlag unterscheidet, erfahren Sie im Ratgeber Angebot und Kostenvoranschlag im Handwerk.

Zeiterfassung, Plantafel und mobile App

Sobald Mitarbeitende auf Baustellen arbeiten, wird die mobile Nutzung besonders wichtig. Stunden, Fotos, Materialverbrauch und die Unterschrift des Kunden sollten direkt dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden. In der Plantafel sehen Sie, wer wann und wo eingeplant ist. So lassen sich Überschneidungen und Doppelbuchungen vermeiden.

Schnittstellen: GAEB, DATANORM und Steuerkanzlei

Schnittstellen bestimmen, wie viele Daten Sie später noch manuell übertragen müssen. Drei davon sind im Handwerk besonders wichtig:

• GAEB: Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen legt fest, wie Leistungsverzeichnisse elektronisch ausgetauscht werden. Das aktuelle Format heißt GAEB DA XML. Wenn Sie an Ausschreibungen teilnehmen oder für Architekten und Bauträger arbeiten, benötigen Sie den entsprechenden Import und Export.
• DATANORM: Dieses Dateiformat ermöglicht es Großhändlern, ihre Produktstammdaten an die Handwerkersoftware zu übermitteln. Dadurch können Sie Ihre Kalkulation auf Grundlage der aktuellen Daten Ihres Großhändlers erstellen. Im SHK-Bereich gibt es außerdem die neuere Schnittstelle Open Masterdata, über die Produktdaten in Echtzeit abgerufen werden. Der ZVSHK hat sie mitentwickelt und verfolgt das Ziel, DATANORM perspektivisch abzulösen.
• Übergabe an die Steuerkanzlei: Viele Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, in welchem Format Rechnungen und Belege benötigt werden. Prüfen Sie anschließend, ob die Software diese Daten entsprechend bereitstellen kann.

Welche Pflichten die Software erfüllen muss

Einige Anforderungen sind nicht optional, sondern ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben. Die Einzelheiten werden in eigenen Ratgebern behandelt. Hier geht es darum, welche Anforderungen Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Bei steuerlichen Fragen wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung, bei arbeitsrechtlichen Fragen an eine Anwältin, einen Anwalt oder Ihre Handwerkskammer.

E-Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronisch verarbeitet werden kann. Eine gewöhnliche PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen an andere Unternehmen gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG: Bei Umsätzen bis Ende 2026 sind Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers auch PDF-Rechnungen weiterhin möglich. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt dies nur noch, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug. Zu den zulässigen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Welche Anforderungen das für Ihre Rechnungen konkret bedeutet, erfahren Sie im Ratgeber E-Rechnung im Handwerk.

Aufbewahrung. Buchungsbelege wie Rechnungen müssen nach § 147 AO acht Jahre aufbewahrt werden, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Bei E-Rechnungen muss der strukturierte Datensatz unverändert im ursprünglichen Format gespeichert bleiben. Eine reine PDF-Ansicht genügt dafür nicht. Bei einer Prüfung darf die Finanzbehörde auf die gespeicherten Daten zugreifen. Fragen Sie deshalb, ob die Software Belege nach den GoBD archiviert, also nach den Grundsätzen der Finanzverwaltung für die elektronische Buchführung, oder ob Sie dafür ein separates Archiv benötigen.

Zeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein System einführen müssen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21). Wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen, ist eine Zeiterfassung also Pflicht. Ob Sie dafür die Handwerkersoftware oder ein separates Programm verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Weitere Informationen finden Sie im Ratgeber Zeiterfassung im Handwerk.

Datenschutz. Speichert ein Anbieter Ihre Kundendaten in seiner Cloud, verarbeitet er diese Daten in Ihrem Auftrag. Dafür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vorgeschrieben. Seriöse Anbieter stellen einen solchen Vertrag in der Regel bereit. Fragen Sie außerdem nach dem Standort der Server.

Auswahlkriterien: Checkliste und Tabelle

Bevor Sie verschiedene Programme vergleichen, sollten Sie Ihre eigenen Abläufe dokumentieren. Wie kommt eine Anfrage herein? Wer erstellt das Angebot? Wie gelangen die Arbeitsstunden ins Büro? Wann wird abgerechnet? Aus diesen Antworten ergibt sich, welche Funktionen Sie zwingend benötigen und welche lediglich hilfreich wären.

Diese Fragen sollten Sie für jedes Programm mit Ja beantworten können:

• Bildet die Software meinen Weg von der Anfrage bis zur Rechnung ohne doppelte Eingaben ab?
• Erstellt sie E-Rechnungen in einem zulässigen Format und kann sie eingehende E-Rechnungen lesen?
• Gibt es die Schnittstellen, die ich brauche, etwa DATANORM für meinen Großhändler oder GAEB für Ausschreibungen?
• Können meine Mitarbeitenden die App auf der Baustelle ohne lange Einweisung bedienen?
• Bekomme ich meine Daten jederzeit in einem gängigen Format wieder heraus?
• Sind die Kosten für die nächsten drei bis fünf Jahre klar, auch wenn der Betrieb wächst?

Die folgende Tabelle zeigt, worauf Sie bei den einzelnen Kriterien achten sollten.

Kriterium	Worauf achten
Passung zum Gewerk	Gibt es Vorlagen und Kalkulationsmöglichkeiten für Ihr Gewerk, etwa Aufmaß für Maler oder Wartungsverträge für SHK?
Bedienung	Finden Sie sich in der Testphase ohne Handbuch zurecht? Wie schnell lässt sich ein Angebot erstellen?
E-Rechnung	Ausstellen und Empfangen in zulässigen Formaten, Prüfung eingehender Rechnungen und Archivierung
Mobile Nutzung	App für Smartphone und Tablet, Nutzbarkeit bei schlechtem Netz, Fotos und Unterschrift im Auftrag
Schnittstellen	DATANORM, GAEB DA XML, Export für die Steuerkanzlei, Anbindung an Bank oder Kalender
Daten und Wechsel	Export aller Stammdaten und Belege, Kosten und Ablauf bei Kündigung
Datenschutz	Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Serverstandort und Berechtigungen für einzelne Mitarbeitende
Support	Telefonische Erreichbarkeit, Schulungsangebote und Reaktionszeit bei Problemen
Kosten	Preis pro Nutzer, Zusatzmodule, Einrichtung, Schulung, Laufzeit und Kündigungsfrist

Auch die Handwerkskammern sind eine neutrale Anlaufstelle. Viele beschäftigen Digitalisierungsberater, die Betriebe kostenfrei unterstützen, unter anderem bei der Auswahl geeigneter Branchensoftware.

Kostenmodelle: Abo oder Kauf

Die Preise unterscheiden sich je nach Anbieter erheblich. Auch die verschiedenen Kostenmodelle lassen sich nicht ohne Weiteres miteinander vergleichen. Grundsätzlich gibt es drei Varianten:

Modell	So funktioniert es	Worauf achten
Abo (Miete)	Monatliche oder jährliche Gebühr, meist pro Nutzer, oft als Cloud-Lösung	Preis pro zusätzlichem Nutzer, Zusatzmodule, Mindestlaufzeit, Preisanpassungen
Kauf (Lizenz)	Einmalige Lizenz, meist auf dem eigenen Rechner installiert	Kosten für Updates und Wartungsvertrag, gesetzliche Anpassungen wie die E-Rechnung
Kostenlose Einstiegsversion	Grundfunktionen ohne Gebühr, mit Grenzen	Grenzen bei Nutzern und Belegen, Datenexport, Preis der nächsten Stufe

Ein Abo kann im ersten Jahr günstiger sein, während sich ein Kauf über mehrere Jahre rechnen kann. Entscheidend sind die Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Lizenz- oder Abogebühr, sondern auch Einrichtung, Schulung, Datenübernahme und die Arbeitszeit, die Sie und Ihr Team für die Umstellung benötigen.

Bei einer gekauften Lizenz sollten Sie genau klären, wie gesetzliche Änderungen berücksichtigt werden. Die E-Rechnung ist ein konkretes Beispiel: Ohne laufenden Wartungsvertrag erhält eine ältere Programmversion möglicherweise keine entsprechenden Anpassungen mehr.

Kostenlose Versionen können für einen Ein-Personen-Betrieb mit wenigen Rechnungen im Monat ausreichen. Sobald Mitarbeitende, Zeiterfassung und Einsatzplanung hinzukommen, stoßen sie häufig an ihre Grenzen. Klären Sie deshalb vorab, wie ein Wechsel in eine größere Version oder zu einem anderen Anbieter abläuft.

Einführung in Schritten

Auch die beste Software hilft wenig, wenn die Einführung im Tagesgeschäft untergeht. Planen Sie ausreichend Zeit ein und gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. Abläufe aufschreiben. Dokumentieren Sie, wie ein Auftrag heute durch Ihren Betrieb läuft und an welchen Stellen Probleme entstehen. Diese Übersicht bildet die Grundlage für den Vergleich.
2. Zwei bis drei Programme auswählen. Mehrere Lösungen lassen sich neben dem Tagesgeschäft kaum gründlich testen.
3. Testphase mit echten Fällen. Nutzen Sie die Testzugänge der Anbieter und bearbeiten Sie zwei oder drei echte Aufträge vom Angebot bis zur Rechnung. Lassen Sie auch einen Mitarbeiter die App auf der Baustelle ausprobieren.
4. Datenübernahme klären. Halten Sie schriftlich fest, welche Daten übernommen werden, darunter Kunden, Artikel, offene Posten und laufende Aufträge. Klären Sie, wer die Übernahme durchführt und welche Kosten entstehen.
5. Stichtag festlegen. Wählen Sie einen möglichst ruhigen Zeitpunkt für den Wechsel. Ab diesem Tag sollte nur noch im neuen Programm gearbeitet werden. Der dauerhafte parallele Betrieb zweier Systeme erhöht das Fehlerrisiko.
6. Schulung einplanen. Schulen Sie Büro und Baustelle getrennt, da beide Bereiche unterschiedliche Funktionen nutzen. Bestimmen Sie außerdem eine Person im Betrieb, die Fragen sammelt und als Ansprechpartner für den Anbieter dient.
7. Nach drei Monaten prüfen. Besprechen Sie gemeinsam, was funktioniert und wo weiterhin doppelte Arbeit anfällt. Erst wenn die Grundlagen sitzen, sollten Sie zusätzliche Module einführen.

Wenn Sie später KI nutzen möchten, um Angebotstexte zu formulieren, sollte die Handwerkersoftware weiterhin die verbindliche Quelle für Preise und Positionen sein. Wie sich beides sinnvoll verbinden lässt, lesen Sie im Ratgeber KI im Handwerk.

Ein Beispiel aus dem Malerhandwerk

Ein fiktives Beispiel: Malermeister Jonas Seidel beschäftigt fünf Gesellen und einen Auszubildenden. Er erstellt Angebote in einer Textverarbeitung, die Arbeitsstunden kommen auf Papierzetteln ins Büro und seine Frau schreibt die Rechnungen am Wochenende. Als ein gewerblicher Kunde eine E-Rechnung verlangt, wird deutlich, dass das bisherige Vorgehen nicht mehr ausreicht.

Seidel hält zunächst fest, welche Funktionen er benötigt: Aufmaß für Wand- und Deckenflächen, Angebotserstellung, Rechnungen als E-Rechnung, Zeiterfassung per App und eine einfache Plantafel. Ausschreibungen nach GAEB spielen für ihn kaum eine Rolle. Die Preisdaten seines Großhändlers über DATANORM sind dagegen wichtig.

Er testet drei Programme jeweils zwei Wochen lang und bearbeitet damit zwei echte Aufträge. Ein Programm scheidet aus, weil die App im Neubau ohne Netzverbindung nicht funktioniert. Beim zweiten wären Zeiterfassung und Plantafel nur gegen hohe Zusatzkosten verfügbar. Seidel entscheidet sich für das dritte Programm, lässt sich die Übernahme seiner Kundendaten schriftlich bestätigen und startet zum Monatsanfang.

Nach drei Monaten werden die Arbeitsstunden täglich statt wöchentlich im Büro erfasst. Die Rechnungen gehen nun in der Regel wenige Tage nach der Abnahme heraus, statt erst am Monatsende.

Typische Fehler bei der Auswahl

• Nach Funktionsliste statt nach Ablauf entscheiden. Viele Funktionen bringen wenig, wenn sie die täglichen Abläufe im eigenen Betrieb komplizierter machen.
• Ohne echte Aufträge testen. Mit den Beispieldaten des Anbieters wirkt fast jedes Programm überzeugend. Erst bei der Arbeit mit eigenen Aufträgen werden Schwachstellen sichtbar.
• Die Baustelle vergessen. Ist die App für die Mitarbeitenden umständlich zu bedienen, werden die Arbeitsstunden schnell wieder auf Papier notiert.
• Nur den Einstiegspreis vergleichen. Zusatzmodule, weitere Nutzer und Schulungen können die Gesamtkosten über die Jahre deutlich verändern.
• Den Ausstieg nicht klären. Fragen Sie vor Vertragsabschluss, wie Sie Ihre Daten nach einer Kündigung erhalten und wie lange Sie weiterhin auf alte Belege zugreifen können.
• Die Steuerkanzlei nicht fragen. Wenn die Datenübergabe nicht zu den Anforderungen der Steuerkanzlei passt, entsteht die zusätzliche Arbeit an anderer Stelle.
• Alles auf einmal einführen. Beginnen Sie mit Angebot, Rechnung und Zeiterfassung. Weitere Bereiche können folgen, sobald die Grundlagen zuverlässig funktionieren.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, finden Sie eine Software für Handwerker, die sich an den Abläufen Ihres Betriebs orientiert, statt dass Sie Ihre Arbeitsweise an das Programm anpassen müssen.

Quellen

• Bitkom Research, Studienbericht „Digitalisierung des Handwerks“ 2025 (PDF)
• Umsatzsteuergesetz, § 14 Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
• Umsatzsteuergesetz, § 27 Allgemeine Übergangsvorschriften, Abs. 38 (gesetze-im-internet.de)
• IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025
• Abgabenordnung, § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (gesetze-im-internet.de)
• Bundesarbeitsgericht, Pressemitteilung zum Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21
• Datenschutz-Grundverordnung, Art. 28 Auftragsverarbeiter (EUR-Lex)
• GAEB: GAEB-Datenaustausch
• ZVSHK, Pressemitteilung 14/2023: Startschuss für neue Datenschnittstelle „Open Masterdata“ (PDF)
• Handwerksblatt: Investitionen in Softwarelösungen lohnen sich (HwK Koblenz, 10.09.2025)