E-Rechnung im Handwerk: Was ab wann Pflicht ist und wie Sie umstellen

Von Jannis Bethke-Pittadakis · Stand 19. Oktober 2026 · 9 Minuten Lesezeit

Kurz gesagt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Handwerksbetriebe E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen bei Aufträgen für andere Unternehmer im Inland grundsätzlich ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, und ansonsten ab 1. Januar 2028. Für Privatkunden bleiben Papierrechnungen und mit deren Zustimmung auch PDF-Rechnungen zulässig.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Seit 2025 ist die E-Rechnung der gesetzliche Standard für bestimmte Geschäfte zwischen Unternehmen im Inland. Für viele Handwerksbetriebe ist das eine der wichtigsten Änderungen im Rechnungswesen seit Jahren. Dennoch ist häufig unklar, welche Rechnungen darunter fallen und welche Anforderungen erfüllt sein müssen.

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Vereinfacht gesagt handelt es sich um einen Datensatz, den ein Computer ohne manuelles Abtippen auslesen kann. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz und Adressen sind dafür in festgelegten Feldern hinterlegt.

Alle anderen Rechnungen bezeichnet das Gesetz als sonstige Rechnung. Dazu zählen:

die Papierrechnung,
die PDF-Rechnung, die Sie per E-Mail verschicken,
eingescannte Rechnungen oder Fotos einer Rechnung.

Ein PDF ist zwar eine digitale Datei, erfüllt aber nicht automatisch die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) zählt PDF, TIF und JPEG ausdrücklich zu den sonstigen Rechnungen. Genau darin liegt ein häufiges Missverständnis im Handwerk: Wenn Sie Ihre Rechnungen bereits als PDF versenden, haben Sie damit noch nicht auf E-Rechnungen umgestellt.

Für wen die E-Rechnungspflicht gilt

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht alle Rechnungen Ihres Betriebs. Nach § 14 Abs. 2 UStG müssen Sie eine E-Rechnung ausstellen, wenn Sie eine Leistung für das Unternehmen eines anderen Unternehmers erbringen und beide im Inland ansässig sind. Diese Geschäftsbeziehungen werden als B2B bezeichnet, also als Geschäfte zwischen Unternehmen.

Typische Fälle im Handwerk sind:

Sie arbeiten als Subunternehmer für einen Generalunternehmer oder Bauträger.
Sie führen Aufträge für eine Hausverwaltung, ein Unternehmen oder eine Arztpraxis aus.
Sie rechnen Bauleistungen ab, bei denen der Auftraggeber die Steuer schuldet (§ 13b UStG). Auch in diesen Fällen gilt die Pflicht laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024.

Eine Gruppe wird dabei leicht übersehen: Laut BMF gelten die Regeln auch für Empfänger, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erzielen, beispielsweise als Vermieter einer Wohnung. Auch wer eine Wohnung vermietet, gilt umsatzsteuerlich als Unternehmer. Beauftragt diese Person die Sanierung eines Badezimmers oder den Austausch einer Heizung, handelt es sich um ein Geschäft zwischen Unternehmen.

Rechnungen an Privatkunden, also im Bereich B2C, sind von der Pflicht nicht betroffen. Die Einzelheiten dazu finden Sie weiter unten.

Zwei Ausnahmen gelten auch bei Geschäften zwischen Unternehmen. Rechnungen bis 250 Euro brutto, sogenannte Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV, dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Das gilt ebenso für Fahrausweise. Bei Kleinbetragsrechnungen ist laut BMF allein der Gesamtbetrag der Rechnung maßgeblich.

Sonderfall Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer gilt eine besondere Regelung. Als Kleinunternehmer gelten Betriebe, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Ihre Rechnungen dürfen nach § 34a UStDV weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Diese Ausnahme gilt dauerhaft, also auch nach Ablauf der Übergangsfristen.

Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es dagegen keine Ausnahme. Auch Kleinunternehmer müssen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Darauf weisen sowohl das Bayerische Landesamt für Steuern als auch der ZDH hin.

Die Fristen im Überblick

Die Einführung erfolgt schrittweise. Die Übergangsregelungen sind in § 27 Abs. 38 UStG festgelegt. Entscheidend ist dabei, wann die Leistung ausgeführt wird und bis wann die Rechnung ausgestellt werden muss.

Zeitraum	Empfang	Versand an Unternehmer im Inland
01.01.2025 bis 31.12.2026	Pflicht für alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer	E-Rechnung ohne Zustimmung des Empfängers möglich; Papier weiter erlaubt, PDF mit Zustimmung
01.01.2027 bis 31.12.2027	Pflicht für alle	E-Rechnung Pflicht, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag; bei höchstens 800.000 Euro noch Papier und, mit Zustimmung, PDF
ab 01.01.2028	Pflicht für alle	E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen außer Kleinunternehmer

Achtung beim Jahreswechsel: Für Leistungen aus 2025 und 2026 gilt die Erlaubnis für Papier und PDF nur für Rechnungen, die Sie bis zum 31. Dezember 2026 übermitteln (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Die Verlängerung bis Ende 2027 für Betriebe bis 800.000 Euro Umsatz gilt laut Gesetzeswortlaut nur für Leistungen, die Sie nach dem 31. Dezember 2026 ausführen (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Eine Arbeit für einen Geschäftskunden im Dezember 2026, die Sie erst im Januar 2027 abrechnen, fällt nach dem Wortlaut unter keine der beiden Regeln. Übermitteln Sie solche Rechnungen deshalb noch im Dezember oder gleich als E-Rechnung, und klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Mit Umsatz ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG gemeint. Wenn Sie wissen möchten, ob Sie 2027 bereits E-Rechnungen ausstellen müssen, kommt es also auf Ihren Umsatz im Jahr 2026 an. Betriebe, die EDI verwenden, ein älteres Verfahren für den Datenaustausch zwischen Großunternehmen, dürfen es nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiter nutzen. Für die meisten Handwerksbetriebe ist diese Regelung nicht relevant.

Ein Hinweis zum aktuellen Stand: Der ZDH fordert, den Beginn der Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Umsatz vom 1. Januar 2027 auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Als Begründung nennt er, dass die überarbeitete Norm EN 16931 für Geschäfte zwischen Unternehmen noch fehlt. Im Gesetz ist diese Verschiebung bisher nicht umgesetzt (Stand Oktober 2026). Planen Sie daher weiterhin mit den aktuell geltenden Fristen.

Welche Formate zählen: XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland werden vor allem zwei Formate verwendet. Beide werden im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 ausdrücklich genannt.

XRechnung. Dieses Format enthält ausschließlich strukturierte Daten in einer XML-Datei. Ohne ein geeignetes Programm lässt sie sich nicht wie eine gewöhnliche Rechnung lesen. Stattdessen sehen Sie Text mit Feldbezeichnungen und Datenwerten.

ZUGFeRD. Dieses hybride Format verbindet eine PDF-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten, die als XML eingebettet sind. Menschen können die Rechnung als PDF lesen, während Programme die Daten automatisiert auswerten. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL, da sie laut BMF nicht der Norm EN 16931 entsprechen.

Bei ZUGFeRD gibt es eine wichtige Besonderheit: Stimmen die sichtbaren Angaben im PDF nicht mit den eingebetteten XML-Daten überein, sind laut BMF die Daten aus der XML-Datei maßgeblich. Früher galt die umgekehrte Regelung. Prüfen Sie deshalb nicht nur die sichtbare Rechnung. Entscheidend ist auch, welche Angaben im strukturierten Datensatz hinterlegt sind.

Im zweiten Anwendungsschreiben vom 15.10.2025 hat das BMF außerdem erläutert, wie unterschiedliche Fehler bei E-Rechnungen zu bewerten sind. Laut IHK Köln gilt eine Datei mit Formatfehler, die also nicht den technischen Vorgaben entspricht, nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Ihre Software sollte daher gültige E-Rechnungen erzeugen und eingehende Dateien auf ihre formale Gültigkeit prüfen können.

Was bei Privatkunden gilt

Für viele Handwerksbetriebe machen Privatkunden den größten Teil des Geschäfts aus. Bei diesen Rechnungen ändert sich durch die E-Rechnungspflicht nichts. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024 ist die Papierrechnung bei Rechnungen an Privatpersonen umsatzsteuerrechtlich immer zulässig. Eine PDF-Rechnung oder eine E-Rechnung dürfen Sie mit Zustimmung des Kunden versenden. Dafür ist keine besondere Form vorgeschrieben. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Kunde eine PDF-Rechnung erhält und sie ohne Widerspruch akzeptiert.

Unverändert bleibt eine Pflicht, die für Handwerksbetriebe besonders relevant ist: Bei Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen Sie auch Privatkunden eine Rechnung ausstellen. Dafür gilt eine Frist von innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Dazu gehören viele Arbeiten am Haus, vom Dach über die Elektrik bis zur Gartengestaltung. Die Rechnung muss außerdem den Hinweis enthalten, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG in Verbindung mit § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Achten Sie auch auf Fälle, die nicht eindeutig erscheinen. Ein Vermieter, eine Hausverwaltung oder ein Kunde, der die Leistung für seinen Betrieb bestellt, gilt nicht automatisch als Privatkunde. Laut BMF darf sich der Rechnungsaussteller grundsätzlich auf die Angabe des Kunden verlassen, ob dieser als Unternehmer handelt, sofern keine gegenteiligen Anhaltspunkte vorliegen. Fragen Sie deshalb möglichst schon bei der Angebotserstellung, für wen der Auftrag bestimmt ist. Wie Sie Angebote und Kostenvoranschläge klar und nachvollziehbar gestalten, erfahren Sie im Ratgeber Angebot und Kostenvoranschlag im Handwerk.

In fünf Schritten umstellen

Sie müssen nicht sämtliche Abläufe gleichzeitig umstellen. Für die meisten Handwerksbetriebe ist es sinnvoll, schrittweise vorzugehen:

Empfang sicherstellen. Legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten ihre E-Rechnungen senden sollen. Laut BMF reicht ein E-Mail-Postfach aus. Sie benötigen also kein separates Postfach ausschließlich für Rechnungen. Eine feste Adresse wie rechnung@ kann die Ablage jedoch erleichtern. Teilen Sie diese Adresse Ihren Großhändlern und Lieferanten mit.
Lesen können. Die XML-Datei einer XRechnung muss sich lesbar darstellen lassen, damit Sie die Angaben prüfen und die Rechnung freigeben können. Die Finanzverwaltung stellt dafür den ELSTER-E-Rechnungs-Viewer unter e-rechnung.elster.de bereit. Als kostenlose Alternative nennt der ZDH den Quba-Viewer.
Richtig ablegen. Speichern Sie die Originaldatei unverändert in einem elektronischen Archiv. Ein Ausdruck oder lediglich die sichtbare Darstellung reicht nicht aus. Weitere Hinweise dazu finden Sie im nächsten Abschnitt.
Versand vorbereiten. Prüfen Sie, ob Ihre Handwerkersoftware oder Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann. Für die Ausstellung empfiehlt der ZDH Software, die diese Formate ab Version 2.1 unterstützt. Welche weiteren Funktionen eine Handwerkersoftware bieten sollte, erfahren Sie im Ratgeber Software für Handwerker.
Mit Ihrer Steuerberatung abstimmen. Klären Sie, wie die Rechnungsdaten in die Buchhaltung gelangen, wer eingehende Rechnungen prüft und ob Ihre Ablage den GoBD entspricht, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.

Wenn der Empfang bei Ihnen noch nicht geregelt ist, beginnen Sie damit. Diese Pflicht gilt bereits. Laut einer ZDH-Umfrage unter 1.926 Handwerksbetrieben hatten rund zwei Drittel der Betriebe Schwierigkeiten beim Empfang von E-Rechnungen. Sie sind also nicht der einzige Betrieb, bei dem es anfangs noch Probleme gibt.

Ein fiktives Beispiel: Elektromeister Martin Reinholz beschäftigt vier Gesellen und eine Bürokraft. Etwa ein Viertel seiner Aufträge stammt von zwei Hausverwaltungen, die übrigen kommen von Privatkunden. Sein Umsatz lag 2025 unter 800.000 Euro. Zunächst richtet er die Adresse rechnung@ ein und teilt sie seinem Großhändler mit. Seine Bürokraft öffnet eingehende XRechnungen mit dem ELSTER-Viewer und speichert die Originaldateien im Archiv der Buchhaltungssoftware. Mit dem Versand eigener E-Rechnungen hat er noch bis Ende 2027 Zeit, sofern sein Umsatz 2026 die Grenze nicht überschreitet. Seine Dezember-Aufträge für die Hausverwaltungen rechnet er noch vor Silvester ab. Trotzdem stellt er bereits 2026 auf ein Rechnungsprogramm um, das ZUGFeRD erzeugt, und versendet Rechnungen an die Hausverwaltungen schon als E-Rechnung. Privatkunden erhalten weiterhin ihre PDF-Rechnung mit dem Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahrung und Archivierung

Rechnungen müssen Sie acht Jahre lang aufbewahren. Das ergibt sich aus § 14b Abs. 1 UStG. Auch die Abgabenordnung sieht für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren vor (§ 147 Abs. 3 AO). Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare gilt weiterhin eine Frist von zehn Jahren.

Bei E-Rechnungen kommt es darauf an, dass Sie das Originalformat erhalten. Laut Bayerischem Landesamt für Steuern muss der strukturierte Teil während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert im Originalformat gespeichert bleiben und maschinell auswertbar sein. Ein zusätzliches PDF ersetzt die XML-Datei nicht. Auch der ZDH weist darauf hin, dass es nicht genügt, die E-Rechnung oder ihre sichtbare Darstellung auszudrucken und abzuheften.

In der Praxis bedeutet das:

Die Originaldatei bleibt unverändert. Wenn eine Rechnung korrigiert werden muss, erfolgt das über eine neue Rechnung.
Die Ablage muss auch nach acht Jahren noch zugänglich und lesbar sein. Ein Ordner auf einem einzelnen Laptop ohne Datensicherung ist dafür nicht ausreichend.
Stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab, ob die Ablage in Ihrer Buchhaltungssoftware oder über die Kanzlei erfolgt. Entscheidend ist ein klarer Ablauf, den alle zuständigen Mitarbeiter kennen.

Wie Sie offene Rechnungen im Blick behalten und bei ausbleibender Zahlung freundlich, aber bestimmt nachfassen, erfahren Sie im Ratgeber Mahnung schreiben im Handwerk.

Was passiert, wenn Sie nicht umstellen

Wenn Sie zur E-Rechnung verpflichtet sind, aber weiterhin ein PDF oder eine Papierrechnung versenden, stellen Sie laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024 keine ordnungsgemäße Rechnung aus. Die unmittelbaren Folgen betreffen zunächst Ihren Kunden. Dieser kann aus einer solchen Rechnung grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug nach § 15 UStG geltend machen. Gewerbliche Auftraggeber werden daher eine korrekte E-Rechnung verlangen, bevor sie die Rechnung bezahlen. Das kann Ihren Zahlungseingang verzögern.

Eine fehlerhafte Rechnung lässt sich berichtigen. Laut BMF stellen Sie dafür eine E-Rechnung aus, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Unter den übrigen gesetzlichen Voraussetzungen wirkt die Berichtigung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück. Es ist jedoch einfacher, die nötigen Anforderungen von Anfang an einzuhalten, als später korrigieren zu müssen.

Auch beim Empfang ist die Regel eindeutig: Wer keine E-Rechnungen empfangen kann, hat laut Bayerischem Landesamt für Steuern keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papierrechnung zu erhalten. Ihr Lieferant kann Ihnen daher eine E-Rechnung schicken, ohne vorher Ihre Zustimmung einzuholen.

Die E-Rechnung im Handwerk ist damit vor allem eine organisatorische Aufgabe. Sie benötigen eine feste Empfangsadresse, eine nachvollziehbare Ablage und rechtzeitig eine Software, die die erforderlichen Formate unterstützt. Die gesetzlichen Pflichten und Fristen sind festgelegt. Wie Sie diese in Ihrem Betrieb umsetzen, sollten Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater abstimmen. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Steuerberatung.

Quellen

Das Wichtigste in Kürze

Alle Unternehmen müssen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024 reicht dafür ein E-Mail-Postfach aus.
Die Pflicht zur Ausstellung betrifft Rechnungen an andere Unternehmer im Inland, nicht Rechnungen an Privatkunden.
Während der Übergangszeit bleibt Papier bis Ende 2026 erlaubt. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt diese Möglichkeit bis Ende 2027. Ab 2028 müssen alle Unternehmen außer Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen.
Als E-Rechnungen gelten XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein gewöhnliches PDF erfüllt die Anforderungen nicht.
Die XML-Datei muss unverändert und acht Jahre lang elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht aus.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG dürfen gemäß § 34a UStDV weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auf Papier oder als PDF, auch nach 2027. E-Rechnungen empfangen können müssen Sie dagegen seit 1. Januar 2025 wie jedes andere Unternehmen. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

Reicht mein normales E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

Ja. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach, auch Ihr normales Firmenpostfach. Ein separates Postfach nur für Rechnungen ist nicht vorgeschrieben. Zum Anzeigen der XML-Datei können Sie kostenlose Programme wie den ELSTER-E-Rechnungs-Viewer nutzen. Wichtig ist, dass Sie die Originaldatei unverändert elektronisch speichern. Sobald Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, ist eine Rechnungssoftware sinnvoll, die das erforderliche Format unterstützt.

Muss ich Privatkunden eine E-Rechnung schicken?

Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmer im Inland. Privatkunden können Sie weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Eine PDF-Rechnung ist mit Zustimmung des Kunden ebenfalls möglich, auch wenn diese Zustimmung stillschweigend erfolgt. Bei Bau- und Reparaturleistungen am Haus muss die Rechnung außerdem den Hinweis enthalten, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss.

Was passiert, wenn ich statt einer E-Rechnung ein PDF schicke, obwohl ich zur E-Rechnung verpflichtet bin?

Dann gilt die Rechnung umsatzsteuerlich nicht als ordnungsgemäß ausgestellt. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024 kann Ihr Kunde daraus grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug geltend machen und wird eine korrekte Rechnung verlangen. Sie können den Fehler durch eine E-Rechnung berichtigen, die sich ausdrücklich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.