Rapportzettel und Regiebericht: Stundenlohnarbeiten sauber abrechnen

Die Vorlage oben auf dieser Seite ist ein Rapportzettel für einen Tag und eine Baustelle. Sie können ihn als Word-Datei an Ihren Betrieb anpassen oder als PDF ausdrucken. Das Formular enthält alle Felder, die in diesem Artikel beschrieben werden. Dazu gehören auch ein Feld für Einwendungen des Kunden und ein Hinweis zur Rückgabefrist bei Verträgen mit VOB/B.

Rapportzettel, Regiebericht, Stundenzettel: was gemeint ist

Rapportzettel, Regiebericht, Regiezettel und Stundenlohnzettel bezeichnen im Wesentlichen dasselbe: einen Nachweis über Arbeiten, die nicht zum Festpreis oder nach Einheitspreisen, sondern nach dem tatsächlichen Zeitaufwand abgerechnet werden. Im Baualltag spricht man dabei von Regiearbeiten. Typische Beispiele sind Zusatzarbeiten, die erst auf der Baustelle auffallen, Reparaturen mit zunächst unklarem Umfang oder kleinere Aufträge, für die sich ein ausführliches Angebot kaum lohnt. Die VOB/B verwendet den Begriff Stundenlohnzetteln. Im Betriebsalltag sind dagegen meist Rapportzettel oder Regiezettel gemeint.

Wichtig ist die Unterscheidung zum Stundenzettel für die Arbeitszeiterfassung. Beide Dokumente sehen ähnlich aus, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben:

	Rapportzettel	Stundenzettel
Wofür	Nachweis gegenüber dem Kunden, Grundlage der Rechnung	Arbeitszeit der Beschäftigten, Arbeitsrecht und Lohn
Wer unterschreibt	Ihr Monteur und der Kunde	der Mitarbeiter, geprüft vom Betrieb
Was zählt	Tätigkeit, Stunden, Material, Geräte je Baustelle	Beginn, Ende, Pause je Tag
Wann	je Tag und Baustelle mit Regiearbeit	jeden Arbeitstag

Wie Sie Arbeitszeiten für das Arbeitsrecht erfassen und welche Anforderungen das Bundesarbeitsgericht stellt, erfahren Sie im Ratgeber Zeiterfassung im Handwerk. Dort finden Sie auch eine Vorlage für einen Wochen-Stundenzettel. Hier geht es ausschließlich um den Nachweis gegenüber dem Kunden.

Auch das Bautagebuch erfüllt eine andere Aufgabe. Es dokumentiert den gesamten Bauablauf, während der Rapportzettel einzelne Leistungen festhält, die Sie gesondert abrechnen möchten. Beide Dokumente ergänzen sich. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber Bautagebuch im Handwerk.

Erst vereinbaren, dann arbeiten

Streit über Regiestunden entsteht häufig, weil vor Beginn nicht eindeutig geklärt wurde, dass die Arbeiten nach Stunden abgerechnet werden. Der Kunde rechnet mit einem Festpreis, während der Betrieb die tatsächlich angefallenen Stunden in Rechnung stellt.

Die VOB/B regelt diesen Punkt eindeutig. Nach § 2 Abs. 10 VOB/B werden Stundenlohnarbeiten nur vergütet, wenn sie als solche vor ihrem Beginn ausdrücklich vereinbart wurden. Zusätzlich verlangt § 15 Abs. 3 VOB/B, dass dem Auftraggeber die Ausführung von Stundenlohnarbeiten vor Beginn anzuzeigen ist. Wichtig dabei: Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern ein Regelwerk für Bauverträge. Sie gilt nur, wenn sie wirksam mit dem Kunden vereinbart wurde.

Für einen reinen Werkvertrag nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch gibt es keine vergleichbare Vorschrift. Ist die Höhe der Vergütung nicht festgelegt, gilt nach § 632 Abs. 2 BGB die übliche Vergütung als vereinbart. Ob damit eine Abrechnung nach Stunden oder ein Preis für das fertige Werk gemeint ist, muss im Einzelfall ausgelegt werden. Genau daraus kann später Streit entstehen. Halten Sie deshalb auch bei einem BGB-Vertrag vor Arbeitsbeginn schriftlich fest, dass nach Stunden abgerechnet wird.

Dafür genügt eine kurze Regie-Vereinbarung. Sie kann Bestandteil des Angebots oder der Auftragsbestätigung sein. Alternativ halten Sie die Vereinbarung auf einer separaten Notiz fest, die der Kunde vor Ort unterschreibt. Folgende Punkte sollten darin stehen:

1. Welche Arbeiten nach Stunden abgerechnet werden, möglichst konkret, zum Beispiel „Freilegen und Anpassen der vorhandenen Leitungen im Bad, Umfang vorab nicht bekannt“.
2. Die Stundensätze, getrennt nach Meister, Geselle, Helfer oder Auszubildender, sofern unterschiedliche Sätze gelten.
3. Wie Material, Geräte und Fahrten berechnet werden, zum Beispiel nach tatsächlichem Aufwand mit Zuschlag oder anhand einer Preisliste.
4. Wer auf Seiten des Kunden Regiearbeiten anordnen und Rapportzettel unterschreiben darf, einschließlich des Namens.
5. Wie oft Sie Rapportzettel vorlegen, zum Beispiel jeden Abend vor der Abfahrt.

Wie Sie Angebot, Kostenvoranschlag und Auftragsbestätigung sauber voneinander abgrenzen, erfahren Sie im Ratgeber Kostenvoranschlag und Angebot im Handwerk. Wie Sie Ihren Stundensatz kalkulieren, erklären wir im Ratgeber Stundenverrechnungssatz berechnen.

Was auf einen Rapportzettel gehört

Die VOB/B gibt vor, welche Angaben auf einem Stundenlohnzettel festgehalten werden sollen. Nach § 15 Abs. 3 VOB/B gehören dazu die geleisteten Arbeitsstunden und der erforderliche, gesondert zu vergütende Aufwand. Dazu zählen der Verbrauch von Stoffen, die Vorhaltung von Einrichtungen, Geräten, Maschinen und maschinellen Anlagen, Frachten, Fuhr- und Ladeleistungen sowie etwaige Sonderkosten. Wenn der Zettel auch bei einem BGB-Vertrag als Nachweis dienen soll, sollten Sie weitere Angaben aufnehmen.

Kopf

• Name des Betriebs, laufende Rapport-Nummer und Datum
• Auftraggeber, Anschrift der Baustelle, Auftrags- oder Angebotsnummer
• Wer die Regiearbeit angeordnet hat, wann und ob mündlich oder schriftlich

Leistung

• Welche Arbeiten genau ausgeführt wurden und an welchem Ort: Geschoss, Raum oder Bauteil
• Warum die Arbeit nicht im Angebot enthalten war, kurz und nachvollziehbar

Personal

• Name und Qualifikation jeder eingesetzten Person
• Beginn, Ende und Pause sowie die Arbeitsstunden je Person und die Gesamtsumme

Material, Geräte, Sonstiges

• Material mit Bezeichnung, Menge und Einheit
• Eingesetzte Geräte und Maschinen mit jeweiliger Einsatzzeit
• Fahrten, Entsorgung und weitere Sonderkosten

Abschluss

• Feld für Bemerkungen und Einwendungen des Kunden
• Unterschrift Ihres Monteurs und des Kunden, jeweils mit Namen in Druckbuchstaben und Datum

Besonders wichtig ist eine genaue Beschreibung der ausgeführten Arbeit. Angaben wie „Arbeiten im Bad, 6 Std.“ lassen sich im Nachhinein kaum überprüfen und bieten deshalb häufig Anlass für Einwände. Eine Beschreibung wie „Alte Kupferleitung hinter der Vorwand im Bad OG freigelegt, 2 Kugelhähne gesetzt, Vorwand wieder geschlossen, 2 Personen je 3 Std.“ ist dagegen konkret und für den Kunden nachvollziehbar. Je genauer Sie festhalten, was tatsächlich gemacht wurde, desto geringer ist das Risiko späterer Unstimmigkeiten.

Die Preise müssen nicht zwingend auf dem Rapportzettel stehen. Der Kunde bestätigt vor Ort die geleisteten Stunden und Mengen. Die Preise ergeben sich aus der vorherigen Vereinbarung. Deshalb enthält unsere Vorlage keine Preisspalten.

Gegenzeichnen lassen: so läuft es auf der Baustelle

Ein Rapportzettel ist vor allem dann hilfreich, wenn die Angaben darauf vom Kunden bestätigt wurden. Am besten holen Sie die Unterschrift ein, solange die ausgeführten Arbeiten noch präsent sind. Ein fester Ablauf stellt sicher, dass jeder Monteur gleich vorgeht und nichts vergessen wird:

1. Vor Beginn ansagen. Sobald feststeht, dass eine Arbeit nicht im Angebot enthalten ist, erklärt der Monteur dem Kunden, dass sie nach Stunden abgerechnet wird. Anschließend trägt er Uhrzeit und Namen des Kunden in den Kopf des Zettels ein. Ist der Kunde nicht vor Ort, ruft der Monteur im Büro an. Das Büro klärt die Vereinbarung, bevor die Arbeit beginnt.
2. Während der Arbeit mitschreiben. Beginn, Ende und Material werden direkt dokumentiert, nicht erst am Abend aus dem Gedächtnis ergänzt. Fotos vom Zustand vor und nach der Arbeit helfen zusätzlich, insbesondere bei später verdeckten Arbeiten.
3. Vor der Abfahrt vorlegen. Der Monteur geht den Rapportzettel gemeinsam mit dem Kunden durch. Dabei werden die ausgeführten Arbeiten, die benötigte Zeit und das verwendete Material kurz abgeglichen.
4. Die richtige Person unterschreiben lassen. Die Unterschrift sollte von der Person kommen, die in der Regie-Vereinbarung dafür benannt wurde. Auf größeren Baustellen ist nicht automatisch jeder Ansprechpartner vor Ort dazu berechtigt. Ist keine Person festgelegt, klären Sie die Zuständigkeit vorab mit dem Büro des Kunden.
5. Kopie übergeben. Der Kunde erhält eine Kopie, beispielsweise als Durchschlag, Foto oder PDF per E-Mail. Halten Sie fest, wann und auf welchem Weg die Übergabe erfolgt ist. Bei einem VOB/B-Vertrag beginnt mit dem Zugang die Rückgabefrist.
6. Einwände auf dem Zettel festhalten. Ist der Kunde mit einer Position nicht einverstanden, sollte der Monteur ihn bitten, den Einwand direkt auf dem Zettel zu notieren. Eine Diskussion vor Ort ist dafür nicht nötig. Die übrigen Angaben können trotzdem unterschrieben werden. So bleibt der Einwand auf den betreffenden Punkt beschränkt.
7. Am selben Abend ins Büro. Der unterschriebene Rapportzettel oder ein Foto davon wird noch am selben Tag ans Büro übermittelt und dem entsprechenden Auftrag zugeordnet.

Wenn der Kunde nicht unterschreibt

Ist der Kunde nicht vor Ort oder verweigert er die Unterschrift, füllen Sie den Rapportzettel trotzdem vollständig aus und lassen ihn von Ihrem Monteur unterschreiben. Senden Sie ihn noch am selben Tag schriftlich an den Kunden und bitten Sie um Bestätigung oder um eine Mitteilung möglicher Einwände. Bewahren Sie den Versandnachweis auf, zum Beispiel die gesendete E-Mail. Halten Sie außerdem im Bautagebuch fest, wer an diesem Tag welche Arbeiten angeordnet hat. Das ersetzt zwar keine Kundenunterschrift, sorgt aber dafür, dass die Abläufe zeitnah dokumentiert werden und nicht allein auf späteren Erinnerungen beruhen.

Ob Sie mit Papier oder Tablet arbeiten, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass Datum, Rapport-Nummer, ausgeführte Leistung und Name des Unterzeichnenden klar erkennbar sind. Außerdem muss der Kunde eine Kopie erhalten.

VOB/B-Vertrag: die Regel mit den sechs Werktagen

Wenn Sie mit dem Kunden die VOB/B vereinbart haben, regelt § 15 Abs. 3 VOB/B die Vorlage und Rückgabe von Stundenlohnzetteln. Sofern nichts anderes vereinbart wurde, reichen Sie die Zettel je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich ein. Der Auftraggeber muss die von ihm bescheinigten Stundenlohnzettel unverzüglich zurückgeben, spätestens jedoch innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang. Einwendungen kann er auf den Stundenlohnzetteln oder gesondert schriftlich festhalten. Nicht fristgemäß zurückgegebene Stundenlohnzettel gelten als anerkannt.

Schritt	Frist	Fundstelle
Stundenlohnarbeit vereinbaren und anzeigen	vor Beginn	§ 2 Abs. 10 und § 15 Abs. 3 VOB/B
Stundenlohnzettel einreichen	werktäglich oder wöchentlich, je nach Verkehrssitte	§ 15 Abs. 3 VOB/B
Rückgabe durch den Kunden, mit oder ohne Einwendungen	unverzüglich, spätestens 6 Werktage nach Zugang	§ 15 Abs. 3 VOB/B
Keine Rückgabe in der Frist	Zettel gelten als anerkannt	§ 15 Abs. 3 VOB/B
Stundenlohnrechnung stellen	alsbald nach Abschluss, längstens alle 4 Wochen	§ 15 Abs. 4 VOB/B

Für Ihren Betriebsalltag ergeben sich daraus drei wichtige Punkte. Erstens: Die Frist beginnt mit dem Zugang beim Kunden. Dokumentieren Sie deshalb, wann Sie den Zettel übergeben oder versendet haben, beispielsweise durch eine datierte Übergabe oder eine E-Mail. Zweitens: Die Regel setzt voraus, dass Sie selbst die Zettel rechtzeitig einreichen. Erfolgt die Vorlage zu spät und entstehen dadurch Zweifel am Umfang der Arbeiten, kann der Auftraggeber nach § 15 Abs. 5 VOB/B verlangen, dass für die nachweisbar ausgeführten Leistungen eine Vergütung für einen wirtschaftlich vertretbaren Aufwand vereinbart wird. Drittens: Auch bei einem VOB/B-Vertrag ist es besser, die Unterschrift direkt auf der Baustelle einzuholen, als sich im Streitfall auf eine Frist berufen zu müssen.

Entscheidend ist die Fassung der VOB/B, die bei Vertragsschluss gilt. Herausgegeben wird sie als DIN 1961. Den Wortlaut von § 15 finden Sie in den Quellen am Ende des Artikels.

BGB-Vertrag und Privatkunden: Schweigen zählt nicht

Bei einem Werkvertrag nach dem BGB gibt es keine Vorschrift, nach der Stundenlohnzettel allein durch das Schweigen des Kunden als anerkannt gelten. Die Regelungen zum Werkvertrag ab § 631 BGB enthalten weder eine Einreichungsfrist noch eine Rückgabefrist für Stundenlohnzettel. Wenn Sie im Streitfall die Vergütung für geleistete Stunden verlangen, müssen Sie diese nachweisen können. Ein Zettel, den der Kunde weder gesehen noch bestätigt hat, ist dafür ein schwacher Beleg.

Bei Privatkunden kommt ein weiterer Punkt hinzu: Rechtlich ist die VOB/B ein Regelwerk mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Nach § 310 Abs. 1 Satz 3 BGB sind ihre einzelnen Bestimmungen nur dann von der Inhaltskontrolle ausgenommen, wenn die VOB/B ohne inhaltliche Abweichungen insgesamt einbezogen wurde. Das gilt zudem nur für Verträge mit Unternehmern, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Bei Verbraucherverträgen werden die einzelnen Klauseln geprüft. Für Klauseln, nach denen ein bestimmtes Verhalten des Kunden als Erklärung gilt, verlangt § 308 Nr. 5 BGB unter anderem eine angemessene Frist und einen besonderen Hinweis zu Beginn der Frist auf die vorgesehene Bedeutung seines Verhaltens.

Für Ihren Betrieb bedeutet das: Bei Privatkunden sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass ein nicht zurückgegebener Rapportzettel als anerkannt gilt, selbst wenn im Vertrag die VOB/B vereinbart wurde. Lassen Sie den Zettel direkt vor Ort unterschreiben. Auch bei Gewerbekunden, mit denen Sie die VOB/B vereinbart haben, ist ein kurzer Hinweis auf die Rückgabefrist sinnvoll. Unsere Vorlage enthält dafür bereits einen entsprechenden Hinweis.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Ob die VOB/B in Ihrem Vertrag wirksam vereinbart wurde und welche Folgen eine fehlende Unterschrift hat, sollten Sie mit einer Anwältin oder einem Anwalt für Baurecht oder mit Ihrer Handwerkskammer klären.

Ein fiktives Beispiel: Regiearbeit im Altbau-Bad

Ein fiktives Beispiel aus dem SHK-Handwerk: Thomas Winkler führt einen Betrieb mit fünf Monteuren und einer Bürokraft. Er saniert das Bad eines Ehepaars in einem Altbau zum Pauschalpreis. Beim Abbruch stellt sich heraus, dass die alte Zuleitung hinter der Vorwand korrodiert ist. Diese Arbeit war im ursprünglichen Angebot nicht enthalten.

Früher hätte der Monteur die Leitung möglicherweise einfach erneuert. Bei der Schlussrechnung hätte dem Betrieb dann ein schriftlicher Nachweis über die zusätzliche Arbeit gefehlt. Heute läuft es so:

1. Der Monteur zeigt dem Kunden die Leitung und macht ein Foto. Anschließend ruft er im Büro an. Die Bürokraft schickt dem Kunden noch am Vormittag eine kurze E-Mail: Austausch der Leitung nach Stunden, Stundensatz Geselle und Helfer, Material nach Aufwand. Der Kunde antwortet mit „Einverstanden“.
2. Auf dem Rapportzettel vermerkt der Monteur, dass die Arbeit vom Kunden angeordnet wurde. Er trägt die Uhrzeit ein und verweist auf die E-Mail.
3. Er dokumentiert Beginn und Ende der Arbeit für jede Person sowie die verwendeten Rohre, Fittings und zwei Kugelhähne mit den jeweiligen Mengen.
4. Vor der Abfahrt bespricht er den Zettel mit dem Kunden. Dieser streicht eine halbe Stunde für Aufräumarbeiten und notiert daneben, dass diese Leistung bereits im Pauschalpreis enthalten sei. Die übrigen Angaben unterschreibt er.
5. Der Monteur fotografiert den unterschriebenen Zettel, schickt das Foto ins Büro und übergibt dem Kunden den Durchschlag.

Thomas Winkler lässt die beanstandete halbe Stunde nach einem kurzen Telefonat weg. Die übrigen Regiestunden werden mit der Rapport-Nummer in der Schlussrechnung aufgeführt. Der unterschriebene Zettel liegt als Anlage bei. Natürlich ist damit nicht garantiert, dass jeder Kunde jede Stunde bezahlt. Aber statt über einen ganzen Arbeitstag zu streiten, muss der Betrieb nur noch eine halbe Stunde klären.

Vom Rapportzettel zur Rechnung

Damit die dokumentierten Regiestunden später korrekt abgerechnet werden können, braucht es auch im Büro einen festen Ablauf:

• Einmal pro Woche sammeln. Ordnen Sie alle Rapportzettel einer Woche den jeweiligen Aufträgen zu und prüfen Sie, ob Angaben fehlen. Achten Sie besonders auf Unterschriften, Datum und eine eindeutige Beschreibung der Tätigkeit. Fehlende Informationen sollten Sie zeitnah ergänzen, nicht erst bei der Schlussrechnung.
• Rapport-Nummer auf die Rechnung. Verweisen Sie bei jeder abgerechneten Position auf die zugehörige Rapport-Nummer. Legen Sie Kopien der Zettel der Rechnung bei. So kann der Kunde die einzelnen Stunden nachvollziehen, ohne erst Rückfragen stellen zu müssen.
• Mit der Arbeitszeit abgleichen. Vergleichen Sie die Stunden auf den Rapportzetteln mit den Stundenzetteln Ihrer Mitarbeiter. Stimmen die Angaben nicht überein, sollten Sie die Abweichung prüfen, bevor Sie die Rechnung erstellen.
• Nachkalkulieren. Regiestunden zeigen Ihnen, bei welchen Arbeiten Ihre Angebote regelmäßig zu knapp kalkuliert sind. Fällt bei Altbau-Bädern beispielsweise immer wieder zusätzliche Regiearbeit an, sollten Sie das bei der nächsten Angebotskalkulation berücksichtigen.
• Aufbewahren. Bewahren Sie die Zettel mindestens so lange auf, bis die Rechnung bezahlt ist und keine Ansprüche mehr streitig sein können. Welche steuerlichen Aufbewahrungsfristen für Ihre Rechnungsunterlagen gelten, besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Nach Abschluss der Arbeiten folgt die Abnahme. Mit ihr wird die Vergütung fällig. Deshalb sollten offene Regiestunden bis zu diesem Zeitpunkt geklärt sein. Wie die Abnahme abläuft, erfahren Sie im Ratgeber Abnahme im Handwerk.

Ein Block mit Durchschlag reicht aus, wenn die ausgefüllten Zettel zuverlässig im Büro ankommen. Eine App mit Unterschrift auf dem Tablet kann Ihnen dagegen das spätere Abtippen ersparen. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, lesen Sie im Ratgeber Software für Handwerker.

Quellen

• VOB/B, § 15 Stundenlohnarbeiten (dejure.org)
• VOB/B, § 2 Vergütung, Absatz 10 (dejure.org)
• Bekanntmachung der Änderungen der VOB/B 2016, BAnz AT 19.01.2016 B3 (Fassungsnachweis, Bundesanzeiger, PDF)
• Bürgerliches Gesetzbuch, § 308 (gesetze-im-internet.de)
• Bürgerliches Gesetzbuch, § 310 (gesetze-im-internet.de)
• Bürgerliches Gesetzbuch, § 631 (gesetze-im-internet.de)
• Bürgerliches Gesetzbuch, § 632 (gesetze-im-internet.de)